Was ist Zero Based Budgeting? – Definition, Erklärung & Beispiele

Zero Based Budgeting

In diesem Artikel erfahren Sie, um was es sich bei Zero-Based Budgeting handelt, welche Vorteile Zero-Based Budgeting für Sie mit sich bringt und welche Nachteile sich darin verbergen – und das anhand von anschaulichen Beispielen. Werfen wir zunächst einen Blick auf die Geschichte von Zero-Based Budgeting.

Eine Einführung in eine transformative Alternative zur traditionellen Budgetierung

Ist es möglich, den Budgetierungsprozess zu transformieren, indem Investitionen strategisch priorisiert, Prozess- und Leistungsverbesserungen integriert und Kosten in erheblichem Umfang reduziert werden? Um diese Ziele zu erreichen, betrachten einige Unternehmen neue Möglichkeiten aus einem alten Ansatz: zero-based budgeting.

Diese Methode wurde von Peter Pyhrr für Texas Instruments in den 1960er Jahren entwickelt, um logisch zu investieren und gleichzeitig die Notwendigkeit, Effizienz, Effektivität und das angemessenen Service Level für jede mögliche Ausgabe zu untersuchen. Der Ansatz fiel wegen der Menge an Informationen und Unterlagen, die erforderlich sind, um ein Budget effektiv zu erstellen, aus dem Ruder. In den 1980er Jahren wurde die nullbasierte Budgetierung weitgehend aufgegeben, weil sie kompliziert, zeitaufwendig und nicht vorhersehbar effektiv zur Kostensenkung war.

Seitdem hat der Ansatz unterschiedliche Formen angenommen. Die Anforderungen an die Datenerfassung und -analyse können nun weitgehend automatisiert und durch Szenariosimulationen schnell optimiert werden. Angesichts der Notwendigkeit umfassender Kostenkontrollen nutzen einige Unternehmen die Zero-Based Budgeting intermittierend als periodische Überprüfung, um den Betrieb zu überarbeiten, oder in seiner wahrsten Form, als einen kontinuierlichen Ansatz zur Änderung des Budgetverhaltens.

Aber der Ansatz ist für die meisten Unternehmen eine Herausforderung. Es erfordert Reife im Prozessmanagement, fortgeschrittene Analysekenntnisse und ergänzende Organisationsstrukturen, einschließlich eines etablierten integrierten Geschäftsplanungsprogramms. Über die erheblichen Voraussetzungen hinaus erfordert der Akt der Nullbasierten Budgetierung eine durchdachte und strategische Reinvestition der erzielten Kosteneinsparungen. “Die Geschichte der Null-basierten Budgetierung teilt einige warnende Geschichten in Bezug auf die tatsächliche Praxis”, sagte Steve Player, Senior Research Fellow, Finanzmanagement für APQC.

Für die 10 Prozent der Unternehmen, die derzeit mit der Nullbasierten Budgetierung experimentieren, ist das Potenzial für Kosteneinsparungen von bis zu 25 Prozent sehr attraktiv. Dieser Artikel ist eine Einführung in die nullbasierte Budgetierung und was zu beachten ist, bevor Sie den Ansatz verfolgen.

Was ist Zero-Based Budgeting?

Zero-Based Budgeting geht von einem Basisbudget von Null aus. Es erfordert die Rechtfertigung aller Ausgaben innerhalb jedes Budgetierungszyklus. Jeder Ausgabenantrag muss begründet werden. Dies unterscheidet sich von der traditionellen Budgetierung, bei der die Budgets im Vergleich zum vorherigen Zyklus festgelegt werden, mit schrittweisen Erhöhungen oder Verringerungen und einer genauen Prüfung nur der neuen Ausgaben. Für die nullbasierte Budgetierung gibt es keine vorab genehmigten, angenommenen oder bestätigten Ausgaben. (Obwohl ein Unternehmen beispielsweise die Gehälter seiner Mitarbeiter zahlen würde, werden Positionen mit ihren Beiträgen und verfügbaren Prozessverbesserungen und Automatisierungsoptionen verglichen.) Jeder Aufwand erhält eine Kosten-Nutzen-Analyse, und die Ausgaben werden für die Ressourcenallokation nach strategischen Prioritäten geordnet. Insbesondere wird nicht erwartet, dass die Servicequalität über den gesamten Budgetzyklus hinweg konstant bleibt.

Wichtig ist, dass der Ansatz wiederholbare Prozesse zur rigorosen Überprüfung und Rechtfertigung der Kosten erfordert, die wiederum Prozesse zur Erstellung von Cashflow-Budgets und Betriebsplänen unterstützen. Ein Unternehmen bräuchte demnach einen tiefen Einblick in den Markt und seine Kostentreiber sowie einen strukturierten Zeitplan, Prozesskontrollen und abgestimmte Anreize für mehrere Managementebenen, um jede Ausgabe zu diskutieren. Ein Unternehmen bräuchte auch einen flexiblen Managementansatz, der die Ausgaben als Reaktion auf sich ändernde Prioritäten und Kostentreiber bequem und deutlich erhöhen oder senken kann.

Neben diesen erheblichen Voraussetzungen erfordert der Zero-Based-Budgeting-Ansatz eine durchdachte und strategische Neuinvestition von Kosteneinsparungen. Wie von Pyhrr vorgestellt, ist der Null-basierte Budgetierungsansatz eine Gelegenheit, strategischer in das operative Geschäft zu investieren. “Aber in der Praxis nutzen viele diesen Ansatz nur, um die Kosten aus der Bilanz zu ziehen”, sagte Player. “Dies beseitigt langfristige, wertschöpfende Aspekte des Unternehmens. Die Grund und Verlustrechnung (GuV) wird vielleicht nicht sofort getroffen, aber durch die Vernachlässigung der Reinvestition dieser Einsparungen in Aktivitäten wie Training und F&E haben einige Unternehmen den Wert ihrer Marken deutlich geschmälert.”

Was sind die Vorteile von Zero-Based Budgeting?

Unternehmen finden oft, dass eine nullbasierte Budgetierung eine überzeugende Option zur Senkung der Betriebskosten ist. Die meisten stehen unter dem Druck, so viele Prozesse wie möglich auszulagern, zu automatisieren und zu rationalisieren. Und durch die konsequente Fokussierung auf die strategische Ausrichtung bei der Überprüfung der Ausgaben sollte die Zero-Based Budgeting den Entscheidungsträgern helfen, zu verhindern Kosten zu sparen, die sich nachteilig auf das Erreichen strategischer Ziele auswirken.

Zero-Based Budgeting hat aber auch das Potenzial, Prozess- und Leistungssteigerungen auf transformativer Ebene zu ermöglichen. Zum Beispiel:

• Kulturwechsel – Funktionale Führungskräfte sehen den Budgetprozess typischerweise als ein zu schlagendes Spiel und nicht als einen kooperativen Planungsprozess. Eine Null-basierte Budgetierung erfordert stattdessen, dass alle an der Budgetierung Beteiligten die Kostentreiber und die Funktionsweise des Unternehmens verstehen. Die Interessengruppen werden ermutigt, lang gehegte Annahmen in Frage zu stellen und ihre Relevanz neu zu bewerten. Die Mitarbeiter sind motiviert, die Ausgaben zu rechtfertigen, die sie für am kritischsten halten. Und jeder muss sich darauf konzentrieren, welche Investitionen am besten zu den strategischen Zielen passen. Der systematische Ansatz richtet die Teilnehmer auf einen gemeinsamen Zweck aus, schafft Verantwortlichkeit für den Ressourcenbedarf und signalisiert die Empfänglichkeit des Unternehmens für eine transformative Neuzuweisung von Ressourcen zur Verfolgung strategischer Ziele.
• Optimierte Abläufe – Insbesondere für große Unternehmen können die Kosten in Redundanzen und zunehmend ineffektiven Legacy-Investitionen versinken. Durch die systematische Rechtfertigung jeder Investition, die Rationalisierung jeder Kürzung und die transparente Überprüfung der Ausgaben von oben. Um die strategischen Ziele zu erreichen, können Unternehmen Redundanzen beseitigen, Abläufe konsolidieren, Prozesse rationalisieren und Reinvestitionsmöglichkeiten gründlich prüfen. Kein anderer Budgetierungsprozess umfasst die Planung, was zu tun ist und wie es zu tun ist. Und kein anderes Kostensenkungsprogramm schafft nachhaltige Lösungen, indem es sich auf Fähigkeiten und ein besseres Verständnis der Abläufe konzentriert.
• Datengetriebene Kostenoptimierung – Führungskräfte werden in sehr sichtbarer Weise zur Rechenschaft gezogen, wenn es darum geht, Ausgaben zu rechtfertigen und Möglichkeiten zur Kostensenkung zu ermitteln. Der Budgetierungsprozess wird zur Gelegenheit, Alternativen zur Kostensenkung mit einheitlichen Standards zu prüfen. Die Budgetentscheidungen werden dann zentralisiert, mit der Erwartung, dass jeder Ausgabenantrag eine datengestützte Begründung enthält und ein umfassender Überblick über die bisherigen Erfolge und Misserfolge sowie die Kompromisse zwischen den Optionen gegeben ist. Finanzierungskürzungen und Reinvestitionsmöglichkeiten werden gleichermaßen geprüft
• Ein reaktionsschnelles Unternehmen – Unternehmen müssen in der Lage sein, flexibel auf das schnelle Tempo des Wandels auf dem Markt zu reagieren. Die nullbasierte Budgetierung bietet die finanzielle Bandbreite, um Ausgaben für das zu priorisieren, was am besten zu den strategischen Zielen passt. Neu- und Altprojekte werden gleichermaßen berücksichtigt. Dies ermöglicht es einem Unternehmen, neue Initiativen leichter zu verfolgen – so schnell, wie seine Budgetierungszyklen ablaufen.

Aus diesen Gründen kann die nullbasierte Budgetierung die Kosten in nur sechs Monaten um bis zu 25 Prozent senken. Die durchschnittlichen kumulierten Kosteneinsparungen für diesen Budgetierungsansatz liegen bei beachtlichen 15 Prozent.

Wie ist das Gesamtbild?

Es gibt also einige verlockende Gründe für die Anwendung eines Null-basierten Budgetierungsansatzes. Lassen Sie uns diese aufschlüsseln, um sie mit den ebenso nennenswerten Nachteilen des Ansatzes zu vergleichen.

Welche sind die häufigsten Fehler bei Zero-Based Budgeting?

Einige der Nachteile, die Sie bereits für die nullbasierte Budgetierung kennengelernt haben, sind eine unzureichende Vorbereitung, Struktur und Aufmerksamkeit für das Change Management. Dieser Budgetierungsansatz ist komplexer als die bloße Aktualisierung von Zahlen aus dem letzten Budgetzyklus; die nullbasierte Budgetierung stellt die etablierten Funktionsweisen in Frage und hat Auswirkungen auf die Funktionsweise des Unternehmens. Es erfordert einen grundlegenden Wandel in der Art und Weise, wie ein Unternehmen mit Kostenmanagement, Investitionen, Prozess-/Leistungsverbesserung und strategischer Entscheidungsfindung umgeht (oder sonst alte Ausgabenmuster schnell wieder auftauchen).

Die häufigsten Fehler betreffen den Fokus, die Struktur und die Personalvorbereitung für eine nullbasierte Budgetierung.

Im Hinblick auf die Fokussierung vernachlässigen einige Unternehmen die vollständige Untersuchung der Kosten- und Wachstumstreiber. Eine Null-basierte Budgetierung erfordert von den Managern, dass sie Ausgaben rechtfertigen, eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen und kostengünstige Alternativen ausloten. Im Mittelpunkt steht daher nicht nur die Kostensenkung, sondern auch die strategische Investition. Diese Investition kann in Technologie erfolgen, aber sie beinhaltet häufiger die folgenden Punkte Investitionen in Leistungs-/Prozessverbesserung und Wertschöpfung durch neue Produkte, die Erschließung neuer Märkte und andere Möglichkeiten. Der Schwerpunkt muss auf den strategischsten Mitteln der Ressourcenallokation liegen, um das Wachstum voranzutreiben. “Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Ersparnisse reinvestiert und nicht an die Aktionäre verteilt werden”, sagte Player.

Auch in Bezug auf die Fokussierung müssen Unternehmen sicherstellen, dass die nullbasierte Budgetierung umfassend ist, anstatt sich nur auf die teuersten Programme oder solche mit leicht messbaren ROIs oder sofortigen Kosteneinsparungen zu konzentrieren. Um diesen Budgetierungsansatz als Instrument des Kostenmanagements aufrechtzuerhalten, müssen hochrangige Manager den langfristigen Wert von Entscheidungen messen und potenzielle Risiken und Störungen bei der Verfolgung von Investitionsmöglichkeiten abwägen. Einige Unternehmen machen den Fehler, nur die größten oder diskretionärsten Ausgaben zu betrachten, aber so steigen die Kosten oft von vornherein; die nullbasierte Budgetierung untersucht routinemäßig alle Ausgaben, weil alle Kosten zählen.

Kurz gesagt, der Schlüssel zu einer fokussierten Budgetierung ist die Granularität. Die Durchsicht aller Ausgaben offenbart versteckte Kosten und neue Einnahmequellen, insbesondere mit Unterstützung durch fortschrittliche Analysen. Da ein einheitlicher Detaillierungsgrad für alle Ausgabenanträge erforderlich ist, kann die nullbasierte Budgetierung auch Bereiche aufdecken, in denen keine ausreichenden Daten vorhanden sind, um Entscheidungen zu treffen. Wenn die Ausgaben im Detail untersucht werden, verfügen die Manager über die notwendigen Informationen, um datengesteuerte Entscheidungen über die Ressourcenzuteilung zu treffen.

Im Hinblick auf die Struktur eines Null-basierten Budgetierungsansatzes vernachlässigen einige Unternehmen die Standardisierung von Kosteninfrastrukturen, die Begrenzung von Ausnahmen oder die Anwendung von Finanzdisziplin und Governance. Es ist wichtig, Ausgabenoptionen nach einheitlichen Standards zu vergleichen, die die Politik, die Präferenz für Legacy-Projekte, ausgehandelte Kompromisse und kulturellen Widerstand abwehren. Einige Manager machen den Fehler, zu denken, dass ihr Unternehmen die Ausnahme ist, die Kosteninfrastrukturen einfach nicht standardisieren kann. Aber standardisierte Begriffe für die Prüfungs- und Leistungsmessung und eine konsistente Budgetverwaltungsstruktur verhindern Kostenschleichungen. Andernfalls untergraben zu viele Ausnahmen vom Null-basierten Budgetierungsansatz seine Legitimität.

Ein Null-basierter Budgetierungsansatz erfordert sowohl eine unternehmensübergreifende Struktur als auch Sorgfalt, um sicherzustellen, dass der Ansatz nicht in eine Sammlung von belastenden Richtlinien übergeht, die lediglich die Ausgaben überwachen, ohne sich um die strategischen Ziele zu kümmern. Manager sollten keine allgemeinen Kostensenkungsziele erhalten. Da jeder Manager seine Ausgaben begründet, zentralisiert das Unternehmen die Entscheidungen über die Ressourcenzuteilung auf der Grundlage strategischer Prioritäten. Anstatt Ausgaben zu kontrollieren oder aufwändige Unterlagen zu verlangen, geht es hier nicht um eine durchdachte Kostenvermeidung.

Ein umfassender Ansatz für eine nullbasierte Budgetierung ist so wichtig, dass einige eine rollierende Struktur – in der verschiedene Bereiche/Funktionen in jedem Budgetzyklus untersucht werden – für unzureichend halten, um die Ausgaben angemessen nach strategischen Zielen zu priorisieren. Bei der isolierten Betrachtung der Ausgaben übersieht der Budgetierungsansatz funktionsübergreifende Aktivitäten und kann neue Ausgabenanträge nicht mit den im letzten Budgetzyklus eingegangenen Verpflichtungen abgleichen.

Schließlich, in Bezug auf die Vorbereitung der Mitarbeiter, vernachlässigen einige Unternehmen es, Erwartungen zu setzen und das notwendige Änderungsmanagement einzuführen, um alle Beteiligten zu gewinnen. Eine Null-basierte Budgetierung erfordert, dass den Managern genügend Zeit und Motivation zur Teilnahme zur Verfügung gestellt wird, dass die Mitarbeiter geschult werden und dass alle Ebenen der Manager bereit sind, in ihrer Analyse detailliert zu sein.

Zero-based Budgeting ist nicht nur eine weitere Kostensenkungsinitiative, sondern eine neue Art der Mitarbeiterbindung. Diejenigen Stakeholder, die für den Erfolg des Ansatzes entscheidend sind, müssen sich darüber im Klaren sein, wie der Ansatz die strategischen Richtungen vereinfachen und eine ergebnisorientierte Kultur unterstützen wird. Insbesondere hochrangige Manager müssen offen sein für die Prüfung von Ausgabenanfragen und Datenanalysen in Granularität, um Ressourcen sinnvoll einzusetzen. Dazu bedarf es einer Schulung aller Budgetierungsbeteiligten im Konzept der Nullbasierten Budgetierung sowie rollenspezifischer Erwartungen und konsistenter Maßnahmen und Standards.

Die vom U.S. Government Accountability Office festgelegten Anforderungen an eine Null-basierte Budgetierung können kritische Erfolgsfaktoren in prägnanter Form darstellen: “Erfolg erfordert: klar definierte Regeln, die Verantwortung auf ausreichend hohen Ebenen zu gestalten, um Veränderungen herbeizuführen, und Anreize für Manager, die Budgetierung als eine Möglichkeit des Gewinnens zu betrachten.”

Wie führen Sie Zero-Based Budgeting ein?

Da die Null-basierte Budgetierung für die meisten Unternehmen ein großer kultureller Wandel ist, erfordert die Umsetzung gemeinsame Grundsätze für das Change Management. Das heißt, der Ansatz erfordert einen Business Case, Executive Support, eine Kommunikationsstrategie, Training, angemessene Finanzierung, IT-Support, klare Rollen und Verantwortlichkeiten sowie ein robustes Governance-System. Lassen Sie uns gerne wissen, wenn wir uns als Trainer und/oder Counsultants in diesem Thema einbringen können. Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.

Zusätzlich zu diesen allgemeinen Implementierungsanforderungen erfordert die nullbasierte Budgetierung erweiterte Analysen, Modellierungsfunktionen und alle anderen Werkzeuge, die helfen können, eine große Menge an Details zu erfassen und zu verarbeiten. Diese Technologie sollte auf einer Planungs- und Analyseplattform zentralisiert werden, auf der die Teilnehmer schnell Einblicke in Kosten- und Wachstumstreiber gewinnen und leicht auf sehr detaillierte Daten über Aktivitätsvolumen, Produktivität und Ressourcenverbrauch zugreifen können.

Mit diesen Enablern können Sie in Ihrem Unternehmen einen Null-basierten Budgetierungsprozess erstellen, der in etwa so aussehen kann:

Unter dem Vorsitz einer Führungskraft auf C-Level wird ein Team von Senior Vice Presidents aus den Bereichen Finanzen, IT und anderen relevanten Funktionen zusammengestellt, um den kritischen Challenge-and-Review-Prozess für die Ressourcenzuteilung zu überwachen. Eine Position auf Direktorenebene überwacht den Budgetierungsprozess.
Das Unternehmen standardisiert die Kosteninfrastruktur durch gemeinsame Messgrößen, konsistente Prozess- und Leistungskennzahlen sowie unternehmensweite Standards zur Überprüfung bzw. Priorisierung des strategischen Wertes einer Ausgabenanforderung.
Das Team etabliert einen kontinuierlichen Zyklus für Planung, Budgetierung und Neubewertung.
Manager bereiten sich auf den Challenge-and-Review-Prozess vor, indem sie ihre Mission/Ziele identifizieren, alternative Methoden zur Erreichung jedes Ziels bewerten, Ausgabenanträge begründen, Optionen für Finanzierung und Leistungsniveau bewerten und Prioritäten setzen. Ihre Vorschläge sollten eine Erläuterung des Ausgabenantrags, des beantragten Betrags, des Bedarfs und der strategischen Ausrichtung, eine Kosten-Nutzen-Analyse, eine Risikoanalyse und den erwarteten Nutzen enthalten.
Während des Challenge-and-Review-Prozesses stellen die Manager ihre Ausgabenanträge und das Ressourcenzuweisungsteam bewertet jeden Bereich auf redundante und überflüssige Anfragen, berücksichtigt alle Komponenten des Budgets, priorisiert Anfragen, die den strategischen Zielen am besten dienen, prüft Möglichkeiten zur Optimierung der Prozesse und Projekte, die finanziert werden, und führt einen umfassenden Budget- und Ausführungsprozess durch. Ein solcher Ansatz ist eine Gelegenheit für ein Unternehmen, festzustellen, welche Investitionen ihm helfen, Best-in-Class zu werden, und welche Kostensenkungen ihm helfen, effizienter zu werden.

Ist Zero-Based Budgeting richtig für mein Unternehmen?

Kostensenkungsinitiativen sind in der Regel schwer durchsetzbar. In einer Umfrage konnten weniger als ein Viertel der Unternehmen vier Jahre lang Kostensenkungsprogramme durchführen. Obwohl mehr als die Hälfte der Unternehmen in einer Umfrage im Jahr 2017 die Absicht bekundeten, eine nullbasierte Budgetierung zu verwenden, haben nur sehr wenige dies aufgrund der Komplexität des Ansatzes bisher getan.

Der Reiz ist offensichtlich. Die nullbasierte Budgetierung hilft Unternehmen, Ausgaben bewusster und zielgerichteter anzugehen. Es bietet eine zuverlässige Struktur für die Überprüfung jeder Investition und liefert signifikante Kosteneinsparungen schneller als jeder andere Budgetierungsansatz. Anstatt jede Funktion oder Geschäftseinheit zu bitten, einen bestimmten Prozentsatz der Ausgaben zu kürzen, fragt das Unternehmen seine Manager, was finanziert werden muss und warum. Alle Budgetierungsteilnehmer beginnen, wie ein Investor zu denken. Und jede Investition wird auf den Prüfstand gestellt.

Aber die nullbasierte Budgetierung erfordert immer noch einen gewaltigen Arbeitsaufwand, den nur die motiviertesten Unternehmen übernehmen werden, um langfristige Kostensenkungen und strategische Investitionen zu realisieren. Es gibt praktische Anforderungen (einschließlich einer anderen Talentkomponente als in der traditionellen Budgetierung erforderlich) und erhebliche Anforderungen, die die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns erhöhen.

Einige Unternehmen betrachten die Null-basierte Budgetierung als einmaliges Kostensenkungsereignis und nicht als einen kontinuierlichen Beitrag zur Erreichung strategischer Ziele und zur Prozess- und Leistungsverbesserung. Und andere Unternehmen finden die Best-Practice-Anforderungen an Granularität, regelmäßige Berichterstattung, robuste Governance und Mitarbeiterbindung, die auf andere Budgetierungsansätze wie rollierende Prognosen und maßnahmenbezogene Budgetierung anwendbar sind. Für diejenigen mit der Reife des Prozessmanagements, fortgeschrittenen analytischen Kenntnissen und ergänzenden Organisationsstrukturen hat die Einführung von Zero-Based Budgeting in seiner reinsten Form das Potenzial, die organisatorischen Kosten zu verändern.

APQC empfiehlt, dass Unternehmen ihre Erfolgsbilanz bei der Bestimmung ihrer Wahrscheinlichkeit, die häufigsten Implementierungsfehler bei der nullbasierten Budgetierung zu machen, berücksichtigen. Diejenigen mit ausgereiften integrierten Geschäftsplanungsprogrammen sind möglicherweise die besten Kandidaten. Eine weitere Überlegung ist, wie gut das Unternehmen seine Kostenstruktur standardisieren kann mit einem Budget, das wahrscheinlich zwischen den Budgetierungszyklen konstant bleibt. Unternehmen sollten die Nachteile, die dieser Artikel skizziert, sorgfältig gegen die verlockende (aber nicht konsequent realisierte) Aussicht auf signifikante Kosteneinsparungen bei Reinvestitionen abwägen. Nullbasierte Budgetierung kann transformative Verbesserungen bringen, aber nur für Unternehmen, die für einen so anspruchsvollen Ansatz gerüstet sind.