Change durch die Führung

Wie man die Barrieren im Prozessmanagement überwindet

Ende 2018 befragte APQC Prozess- und Performance-Fachleute, um ihre gemeinsamen Herausforderungen und Prioritäten für 2019 zu verstehen. Durch die Analyse der Antworten von mehr als 350 Teilnehmern haben wir die Themenbereiche identifiziert, auf die Prozessprofis fokussiert sind, und die damit verbundenen Herausforderungen. Zu den wichtigsten Themenbereichen gehören:

  • Geschäftsprozessmanagement,
  • kontinuierliche Verbesserung und
  • Prozess-Frameworks

Prozess- und Performance-Management hilft Unternehmen, ihre strategischen Ziele zu erreichen, die Arbeit zu optimieren und Mehrwert für die Kunden zu schaffen. Traditionelle Ansätze zur Etablierung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Prozessoptimierung bleiben jedoch oft unzureichend, und die Mitarbeiter bleiben frei und resistent gegen Veränderungen. Die Frage bleibt also - wie können Unternehmen Prozessarbeit erfolgreich durchführen und Hindernisse überwinden? Lassen Sie uns zunächst einige der Kernherausforderungen betrachten, die von den Befragten der Umfrage berichtet wurden.

Herausforderungen des Business Process Management (BPM)

BPM bietet zahlreiche Vorteile: Steigerung der Kundenzufriedenheit, Kostensenkung, Produktivitätssteigerung und bessere Ergebnisse durch den gesamten Prozessaufwand, um nur einige zu nennen. Obwohl die Vorteile offensichtlich sind, sind einige der Hürden, denen Unternehmen gegenüberstehen, genauso wichtig zu beachten. Die drei wichtigsten Herausforderungen sind die folgenden (Abbildung 1).

Herausforderungen des Business Process Management

Die Definition und Abbildung von End-to-End-Prozessen, der Übergang zu einer prozessorientierten Kultur und die Einbeziehung von Führungskräften im Bereich BPM sind Herausforderungen für viele Prozessfachleute. Die Einbindung von Führungskräften in das Prozessmanagement ist entscheidend. Prozessarbeit erzeugt kein Produkt oder keine Dienstleistung, erfordert aber Investitionen und ständige Aufmerksamkeit. Auf hohem Niveau ist ein starkes Wertangebot oder ein Business Case notwendig, um die Traktion aufzubauen. Ohne Engagement und Buy-In von Anfang an kann die Prozessarbeit zu schnellen Erfolgen oder kleinen Verbesserungen führen, wird aber die Gesamtkultur nicht verändern.

Mit zunehmender Reife des Prozessmanagements eines Unternehmens definiert die Verbindung zwischen Prozessmanagement und aktiver Mitarbeiterbeteiligung zunehmend den Verbesserungsprozess, der eine kontinuierliche Verbesserungskultur unterstützt. Obwohl die Herausforderungen lästig sind, gibt es einige Lösungen, die Unternehmen bei der Implementierung von BPM anwenden können.

Lösungsansätze

Prozesse priorisieren

Ein Ansatz zur Definition und Abbildung von End-to-End-Prozessen besteht darin, kleine Prozesse zu starten und potenzielle Prozesse basierend auf ihren Auswirkungen auf den Kunden und den Kernfähigkeiten des Unternehmens zu priorisieren. Es ist unrealistisch für ein Unternehmen, alle End-to-End-Prozesse auf einmal anzugehen, so dass die Priorisierung von Prozessen - und selbst die Verwendung bereits vorhandener Maps - einem Unternehmen bei der Prozessabbildung enorm helfen kann.

Mitarbeiter motivieren

Eine ganzheitliche Prozessdenkweise ist für die Erreichung der BMP-Ziele unerlässlich. Um von einer funktionsorientierten Kultur zu einer prozessorientierten Kultur zu gelangen, müssen die Mitarbeiter engagiert sein und sich in ihren Prozessen wohl fühlen. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, die Verbesserungsbemühungen zu verstehen und zu verstehen, warum es notwendig ist, können die Mitarbeiter den Wert verinnerlichen. Es gibt keinen "one-size fits all"-Ansatz, wenn es um das Engagement geht, so dass Best-Practice-Organisationen ihre Taktiken ändern, neue Ansätze entwickeln und bei Bedarf konstruktive Kritik von wichtigen Interessengruppen berücksichtigen.

Die Auswirkung der Bottom-Line quantifizieren

Eine Lösung für die Einbindung von Führungskräften besteht darin, die Auswirkungen der Bottom-Line zu quantifizieren. Zeigen Sie beispielsweise potenzielle Kostensenkungen, die sich aus der Verbesserung von Prozessen mit hoher Auswirkung ergeben würden. Führungskräfte reagieren auf eine brennende Plattform zur Umsetzung von BPM- und Bottom-Line-Ergebnissen, so dass anhand von Werttreibern, die mit hochwirksamen, End-to-End-Prozessen verbunden sind, dargestellt wird, was die Prozessbemühungen erbringen können, und die kontinuierliche Überwachung dieser Werttreiber zeigt Verbesserungspotenzial. Eine weitere Möglichkeit, Führung dazu zu bringen, Interesse zu zeigen, besteht darin, zu zeigen, wie das Prozessmanagement mit den bestehenden Prioritäten und dem strategischen Betriebsplan des Unternehmens übereinstimmt. Diese Methode ermöglicht es Führungskräften, den Wert des Prozessmanagements klar zu erkennen.

Herausforderungen bei der kontinuierlichen Verbesserung

Unter kontinuierlicher Verbesserung versteht man den kontinuierlichen Fortschritt von Geschäftsprozessen in Bezug auf Ergebnisse wie Kosten, Zykluszeit oder Qualität. Die drei größten Herausforderungen bei der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessprofis stehen im Einklang mit den Herausforderungen in allen drei Bereichen (Abbildung 2). 47 Prozent gaben an, dass "eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen" eine zentrale Herausforderung sei. Kontinuierliche Verbesserung ist stark an die Kundenerfahrung gebunden, und wenn Unternehmen den Wert für den Kunden steigern wollen, müssen sie zunächst die wichtigsten Treiber einer kontinuierlichen Verbesserungskultur verstehen: Führung, Anerkennung und Kommunikation.

Herausforderungen der kontinuierlichen Verbesserung

Bei jedem Verbesserungsprozess muss es Stabilität und Nachhaltigkeit geben. Damit Unternehmen einen nachhaltigen Einfluss auf die Verbesserung im gesamten Unternehmen haben, sollten ihre Verbesserungsbemühungen auf eine strategische Initiative oder eine nachhaltige Methodik zurückgreifen. Einige Beispiele für Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung sind Lean, Six Sigma, Total Quality Management und Wertstromanalyse. Verbesserungsprojekte, die nicht mit strategischen Zielen verbunden sind, müssen wahrscheinlich alle paar Jahre neu bewertet werden.

Lösungsansätze

Innovationstaktiken nutzen

Das Engagement der Mitarbeiter ist entscheidend, wenn es darum geht, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen, und Best-Practice-Organisationen nutzen Innovationstaktiken wie Crowdsourcing, Hack-Events, Freundschaftswettbewerbe und Communities of Practice, um Verbesserungsprojekte zu identifizieren und durchzuführen. Die Bereitstellung der Mitarbeiter mit den notwendigen Werkzeugen und Möglichkeiten, um Entscheidungen zur Prozessverbesserung zu identifizieren und zu treffen, während sie sich im Arbeitsablauf befinden, vermittelt den Mitarbeitern ein Gefühl der Eigenverantwortung.

Festlegung von Risiko- und Wertkriterien

Unternehmen haben Schwierigkeiten, das Chaos um Verbesserungsmöglichkeiten zu beseitigen. Um das Chaos zu lindern, müssen sie einen Schritt zurücktreten und zunächst Risiko- und Wertkriterien festlegen. Sobald diese Kriterien festgelegt sind, sind die Bemühungen zur Prozessverbesserung effizienter und gezielter. Die Verwendung eines Lenkungsausschusses für den Auswahlprozess kann ebenfalls dazu beitragen, die Bemühungen aufeinander abzustimmen. Diese Art von strukturiertem, projektbezogenem Ansatz wird die Identifizierung, Priorisierung und Auswahl von Verbesserungsmöglichkeiten wesentlich effizienter gestalten.

Kleine Schritte machen

Organisatorischer Widerstand behindert das Wachstum, aber die Vereinfachung des Wandels für die Mitarbeiter verhindert Widerstand. Anstatt sich an neue Fachbegriffe und eine strenge Methodik zu halten, verwenden Sie bekannte Konzepte, um den Prozess weniger einschüchternd zu gestalten.

Ein weiterer kritischer Aspekt bei der Überwindung von Widerständen ist ein solides Change Management. Unternehmen verlassen sich in der Regel auf Schnellgewinn-Ansätze, die eine breitere Veränderungsarbeit nicht unterstützen. Beispielsweise adressieren Einweg-Kommunikation und Technologietraining nicht die emotionalen und psychologischen Auswirkungen des Wandels. Durch die Bewertung der emotionalen Komponenten des Wandels können Unternehmen herausfinden, warum Mitarbeiter kämpfen oder sich widersetzen, und wiederum die zugrunde liegenden Probleme angehen. Zu verstehen, warum Mitarbeiter den Einsatz eines neuen Tools ablehnen, das ihre Arbeitsweise verändert, erfordert konsistente Change-Management-Fähigkeiten. Wenn beispielsweise ein neues System implementiert wird und ordnungsgemäß funktioniert, aber die Mitarbeiter noch Wochen oder Monate nach der Implementierung Schwierigkeiten haben, konzentrieren Sie sich auf mögliche Probleme, die über die schnelle Behebung technologischer oder Check-the-Box-Kommunikationsprobleme hinausgehen, wie z.B. Änderungsermüdung, Frustration aufgrund eines Gefühls der Komplexität oder Unterbrechung ihres Arbeitsablaufs. "Best-Practice-Organisationen nutzen gezieltes Engagement, Change Agents und Adoptionsmaßnahmen, um die für einen kulturellen Wandel notwendigen Verhaltensänderungen zu fördern", sagte Holly Lyke-Ho-Gland.

Prozess-Framework Herausforderungen

Ein Prozess-Framework ist im Wesentlichen die Systematisierung dessen, was ein Unternehmen tut. Eine Möglichkeit, Prozesse in geeignete Kategorien einzuteilen, ist die Verwendung eines Prozess-Frameworks, das Unternehmen dabei unterstützt, die Konsistenz zu fördern. Prozess-Frameworks helfen auch bei der Rationalisierung der Entdeckung neuer Prozesse und können eine entscheidende Rolle bei der Organisation von Daten und Inhalten spielen. Ohne einen Prozessrahmen kämpfen Unternehmen mit Benchmarking, der Verwaltung von Dokumentationen und der Verbesserung von Inhalten. Abbildung 3 zeigt die drei wichtigsten Herausforderungen des Prozess-Frameworks.

Prozess-Framework Herausforderungen

Unter den Umfrageteilnehmern gibt es seit 2018 zwei Herausforderungen: die Anpassung von Leistungsindikatoren an Rahmenprozesse und das Verständnis, wie ein Framework an die organisatorischen Bedürfnisse angepasst werden kann. Das Verständnis, wie man ein Framework anpasst, ist entscheidend, wenn ein Unternehmen die Leistungskennzahlen korrekt an das Framework anpassen möchte. Damit ein Unternehmen ein starkes Fundament aufbauen kann, wenn es lernt, wie man ein Framework anpasst, sollte es drei Dinge untersuchen:

  1. warum ein Framework benötigt wird;
  2. wie es strategische Ziele unterstützt; und
  3. der aktuelle Zustand

Ohne zu wissen, wie man ein Framework anpasst, werden die unternommenen Anstrengungen höchstwahrscheinlich zu unzureichenden Ergebnissen und einer unorganisierten Ausrichtung der Leistungskennzahlen führen.

Lösungsansätze

Die Wahl des richtigen Frameworks

Die Wahl eines Frameworks, das sich an den strategischen Zielen orientiert, ist ein wichtiges Element, das Unternehmen im Auge behalten sollten. In den Anfangsphasen der Auswahl eines Frameworks sind einige Schlüsselfaktoren zu berücksichtigen:

  • Ist das Framework branchen- oder funktionsspezifisch?
  • Beinhaltet das Framework Methoden zur Rückverfolgbarkeit?
  • Und schließlich - beinhaltet das Framework Definitionen oder KPIs für die Prozesse und Aktivitäten?

Ändern sie das Framework entsprechend den Anforderungen

Sobald ein Framework ausgewählt ist, besteht der nächste Schritt darin, das Framework anzupassen, indem Prozesse im Framework identifiziert werden, die nicht geeignet sind. Als nächstes untersuchen Sie Prozesselemente und überlegen Sie, ob Sie Elemente ändern, eliminieren oder hinzufügen möchten. Die Festlegung von Bewertungskriterien kann helfen, festzustellen, welche relevanten Prozesse geändert werden müssen. Die Bewertungskriterien können sicherstellen, dass die Prozesselemente Wert schaffen und die strategischen Ziele Ihres Unternehmens unterstützen.

Beginnen Sie auf einem hohen Niveau

Die Prozessabbildung beginnt mit Beurteilungen, in denen es darum geht, wo man anfangen und wie man die Relevanz von Prozessen bestimmt. Konzentrieren Sie sich auf die Prozesse, in denen die meiste Zeit verbracht wird, und überlegen Sie, auf einem hohen Niveau zu beginnen. Denken Sie daran, dass Prozessabbildung eine Übung in Strategie und Design ist, anstatt nur Werkzeuge oder Technologien einzubauen.

Zusammenfügen der einzelnen Teile

Aus Sicht des Gesamtprozessmanagements gibt es einige anhaltende Herausforderungen: Schaffung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, Überwindung organisatorischer Widerstände, Definition und Abbildung von End-to-End-Prozessen sowie Identifizierung und Auswahl von Verbesserungsmöglichkeiten (Abbildung 4).

Herausforderungen des Prozess Managements Vergleich 2018 und 2019

Damit ein Unternehmen diese anhaltenden Herausforderungen des Prozessmanagements bewältigen kann, sollte es sich auf die Behandlung der Grundursache und nicht der Nebenwirkungen konzentrieren. Die Integration der falschen Rahmenbedingungen, die mangelnde Ausrichtung auf strategische Projekte und das Fehlen von Wissensmanagement könnten Gründe dafür sein, dass vier von fünf Herausforderungen fortbestehen. Obwohl die zuvor vorgestellten Lösungen einfacher gesagt als getan sind, werden Unternehmen, die sich für die Implementierung dieser entscheiden, wahrscheinlich ein positives Ergebnis sehen.

 

Six Sigma Deutschland GmbH – Ihr Spezialist für Six Sigma Trainings

Our website is protected by DMC Firewall!
Cookies erleichtern die Bereitstellung unserer Dienste. Mit der Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden.
Ok