Wie man das beste Framework für seine Bedürfnisse auswählt

Prozess-Frameworks werden aus verschiedenen Gründen verwendet, z.B. um Unternehmen bei der Identifizierung aktueller Prozesse zu unterstützen, Prozessabbildungen zu erstellen, Prozessdefinitionen zu erstellen, eine standardisierte Sprache zu etablieren und Inhalte zu organisieren. Aber eine Herausforderung, die viele Unternehmen verunsichert, ist, wie man zunächst das richtige Framework auswählt. Da sowohl branchenübergreifende als auch branchenspezifische Frameworks leicht verfügbar sind, kann die Wahl des zu verwendenden Frameworks verblüffend sein. Einige Unternehmen können die Integration mehrerer Frameworks erfordern, was zu einer erheblichen Belastung werden kann, wenn die Frameworks nicht sinnvoll ausgewählt werden.

Unternehmen sollten ein Framework wählen, das auf ihren strategischen Zielen und Geschäftsanforderungen basiert. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über gängige Prozess-Frameworks, die Kriterien, die Organisationen bei der Auswahl eines Frameworks verwenden, und Tipps zur Suche nach einem geeigneten Framework.

Gängige Prozess-Frameworks

APQC's Putting Process Frameworks into Action Research untersuchte die Auswahlkriterien für Prozess-Frameworks und die verwendeten gängigen Frameworks. Auf die Frage, welches Prozess-Framework ihr Unternehmen verwendet, antworteten 70 Prozent der Befragten, dass sie für ihre Prozessaufgaben das funktionsübergreifende PCF von APQC verwenden, gefolgt von funktionsspezifischen Frameworks wie ITIL und SCOR (Abbildung 1).

Nutzung der verschiedenen Frameworks

Definition der gängigen Frameworks

  • Process Classification Framework® (PCF): Framework, das von APQC entwickelt wurde und aus vier Prozessebenen besteht: Kategorie, Prozessgruppe, Prozess und Aktivität. Es gibt mehrere Versionen des PCF, darunter ein umfassendes branchenübergreifendes Framework und mehrere branchenspezifische Frameworks. Jedes Framework besteht aus einem Satz von 13 Prozesskategorien, die sechs operative Bereiche und sieben Unterstützungsbereiche umfassen. Das PCF enthält Definitionen und KPIs für viele der Prozesselemente. Dieser Satz von Frameworks ist der anerkannteste in der Prozessmanagement Community weltweit.
  • Information Technology Infrastructure Library (ITIL): ein Framework, das sich auf die Serviceprozesse konzentriert, die die IT innerhalb des Unternehmens oder als Service für externe Unternehmen bereitstellt. Es wurde vom britischen Office of Government Commerce (OCG) erstellt und wird von AXELOS betreut.
  • Supply Chain Operations Reference (SCOR): ein vom Supply Chain Council entwickeltes und von APICS verwaltetes Framework, das überwiegend von Unternehmen mit erheblichen Investitionen in das Supply Chain Management genutzt wird. Das Modell gliedert sich in fünf übergeordnete Prozesse: Planung, Quelle, Herstellung, Lieferung und Rückgabe und weist Variationen für bestimmte Arten und Stile von Lieferketten auf.
  • Enhanced Telecommunications Operations Map (eTOM): ein Framework für die Analyse und Verbesserung von Telekommunikationsunternehmensprozessen mit Fokus auf Kundenbetreuung und Kundenzufriedenheit.
  • Value Reference Model (VRM): ein Framework, das drei Themen umfasst - planen, ausführen und regeln - für vier Bereiche: Unternehmensmanagement, Lieferkette, Kundenbeziehungen und Produktentwicklung. Das VRM-Framework ist ein dreistufiges Prozessreferenzmodell, das Definitionen, Inputs und Outputs sowie KPIs enthält.

Auswahlkriterien

Auf die Frage, nach welchen Kriterien sie das beste Framework für die Prozessarbeit ermitteln, gaben drei Viertel der Befragten an, dass sie "Breite" - d.h. mehrere Funktionen - als Top-Kriterium verwenden, gefolgt von 65 Prozent, die "Tiefe" - d.h. Elemente bis auf die Aufgabenebene - angeben (Abbildung 2).

Kriterien für die Auswahl von Frameworks

  • Breite: Dieses Kriterium ist hilfreich, da funktionsübergreifende Frameworks Unternehmen helfen, den vollen Wertstrom ihrer Prozesse (Inputs, Outputs und Interdependenzen) zu verstehen und alle relevanten Stakeholder anzugeben, was letztendlich die Fähigkeit des Unternehmens zum Geschäftsprozessmanagement verbessert.
  • Tiefe: Dieses Kriterium kann Unternehmen helfen, die Anwendbarkeit des Frameworks für ihre Prozessarbeit auf Aufgaben- oder Aktivitätsebene zu beurteilen. Beispielsweise werden Unternehmen, die viele wiederholbare Aufgaben haben oder genau definierte Desktop-Prozeduren entwickeln müssen, nach Tiefe suchen. Auch Unternehmen, die ihre Transaktionsprozesse automatisieren wollen, benötigen ein Framework, das ihnen hilft, Prozesse auf diesen niedrigeren Ebenen abzubilden und zu standardisieren.
  • beinhaltet KPI´s oder Messgrößen: Dieses Kriterium liefert Unternehmen einen Anhaltspunkt für die Bestimmung der "best-fit" Messgrößen zur Verfolgung der Leistung ihrer Prozesse. Ähnlich wie die Prozesselemente in einem Framework bieten sie Unternehmen eine Starthilfe oder eine objektive Drittanbieterperspektive auf die gemeinsamen KPIs. Frameworks mit integrierten KPIs sind auch für Benchmarking-Aktivitäten von unschätzbarem Wert, da sie standardisierte Messungen vorschlagen, so dass Unternehmen apples-to-apples-Vergleiche durchführen, um ihr Leistungsniveau zu verstehen.
  • branchenspezifisch: Branchenübergreifende Inhalte sind wertvoll und führen oft zu unerwarteten Erkenntnissen. In einigen Unternehmen könnten jedoch aufgrund von Nuancen in den Prozessen der einzelnen Branchen, branchenübergreifende Rahmenbedingungen schwieriger anzuwenden sein.

Drei zu berücksichtigende Faktoren

  1. Ist das Framework branchen- oder funktionsspezifisch? Ein Vorbehalt in Bezug auf branchen- oder funktionsspezifische Frameworks ist, dass sie dazu neigen, den Blick über den Tellerrand von Industrie- oder Funktionssilos hinaus zu beschränken und letztendlich dazu führen könnten, dass innovative Prozesse unbefestigt bleiben. Die Wahl eines branchen- oder funktionsspezifischen Frameworks ist nicht unbedingt etwas, das man vermeiden sollte, solange es auf seine Ziele und seinen Zweck ausgerichtet ist.
  2. Enthält das Framework Methoden zur Rückverfolgbarkeit und ist es leicht anpassbar? In Bezug auf die Rückverfolgbarkeit ist es wichtig zu bedenken, dass für die meisten Unternehmen Framework-Modifikationen erforderlich sind, um ein Prozess-Framework erfolgreich zu implementieren. Framework-Modifikation bezieht sich auf das Hinzufügen, Entfernen oder Verschieben von Prozesselementen innerhalb eines Frameworks. Auf die Frage, welchen Prozentsatz des Frameworks sie an das Unternehmen angepasst haben, antworteten beispielsweise nur 12 Prozent der Befragten, dass keine Änderungen vorgenommen wurden (Abbildung 3).

    Prozentsatz der angepassten Spiele

    Inwiefern hängt das mit der Rückverfolgbarkeit zusammen? Nicht alle Frameworks enthalten eindeutige Identifikatoren für ihre Prozesselemente, was die Rückverfolgbarkeit der Folgenanalyse nach Änderungen einschränken kann. Die Verwendung eines solchen Frameworks wäre sinnvoll, wenn wenig bis keine Änderungen notwendig sind. Für die 12 Prozent der oben genannten Befragten ist es möglicherweise nicht zwingend erforderlich, ein Framework zu verwenden, das eindeutige Identifikatoren enthält. Die meisten Unternehmen sollten jedoch die Verwendung eines Frameworks in Betracht ziehen, das Änderungen ermöglicht, die die Arbeitsweise ihrer Unternehmen widerspiegeln.
  3. Enthält das Framework detaillierte Richtlinien? Prozess-Frameworks, die detaillierte Richtlinien enthalten, wie Prozessdefinitionen und vorgeschlagene KPIs, werden Unternehmen leichter dabei helfen, eine gemeinsame Sprache zu etablieren. Ein Framework, dem diese notwendigen Grundlagen fehlen, lässt Prozesse offen für Interpretationen, was zu Missverständnissen, Verwirrung oder Unklarheiten führen kann. Unternehmen, die einen durchdachten und strategischen Ansatz verfolgen, indem sie alle beteiligten Faktoren berücksichtigen, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit eine erfolgreiche Implementierung des Prozessrahmenwerks erreichen.

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