Kommunikation über das Knowledge Management

Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Knowledge Management (KM)-Programm. Die Mitarbeiter müssen wissen, welche KM-Ressourcen ihnen zur Verfügung stehen und wann, wo und warum sie diese nutzen. In einer überfüllten und komplexen Unternehmenskommunikationslandschaft kann es für KM-Teams jedoch schwierig sein, ihre Botschaften an die Mitarbeiter weiterzugeben.

APQC untersuchte aktuelle Herausforderungen und Lösungen für die KM-Kommunikation im Rahmen seiner neuesten Forschungsarbeiten zu KM-Beteiligung und -Engagement. Diese Studie basiert auf einer Umfrage unter 374 KM-Experten sowie ausführlichen Fallstudien zu sechs Best-Practice-Organisationen.

 KM Zitat

DIE HERAUSFORDERUNG DER KOMMUNIKATION

Die Forschung von APQC ergab, dass die Mehrheit der Unternehmen über KM-Kommunikationspläne und -strukturen verfügt. Weniger als 20 Prozent geben jedoch an, dass sie effektiv sind, um die Mitarbeiter auf KM-Ressourcen aufmerksam zu machen und sie zur Teilnahme zu motivieren. Während die APQC-Forschung in der Vergangenheit gezeigt hat, dass Kommunikationspläne einen Unterschied machen - insbesondere bei der ersten Einführung eines Programms - reicht es einfach nicht aus, nur einen Plan zu haben.

Effektive Kommunikation erfordert Vorarbeit und Feinabstimmung. Das KM-Team muss eine überzeugende Marke entwickeln, Botschaften identifizieren, die bei der Zielgruppe ankommen, und die Kommunikation über die richtigen Kanäle und die richtigen Kadenzen verteilen.

BEST PRACTICE FÜR DIE KM-KOMMUNIKATION

APQC identifizierte 10 Best Practices für eine effektive KM-Kommunikation. Diese Best Practices, kategorisiert nach Themen, sind nachfolgend aufgeführt.

Marke: Das "warum" der KM-Kommunikation

  • Bauen Sie eine KM-Marke auf, die ankommt. Eine wiedererkennbare Marke hilft KM, die Transparenz im gesamten Unternehmen zu gewinnen und aufrechtzuerhalten, und erinnert die Mitarbeiter an die Informationen, das Fachwissen und die Möglichkeiten der Zusammenarbeit, die ihnen zur Verfügung stehen. Wie eine großartige KM-Marke aussieht, ist für jedes Unternehmen anders, spiegelt aber immer die Menschen und die Mission wider, für die KM entwickelt wurde.
  • Machen Sie Glaubwürdigkeit zu einem Teil Ihrer Marke. Glaubwürdigkeit ist ein Grundpfeiler jeder großen KM-Marke. Die Mitarbeiter müssen wissen, dass den KM-Tools, Ansätzen, Mitarbeitern und dem Wissen, das den Endbenutzern zur Verfügung gestellt wird, vertraut werden kann. Präsentieren Sie die Glaubwürdigkeit Ihrer Marke, indem Sie transparent sind, Feedback einholen und eine sichtbare menschliche Präsenz im Unternehmen entwickeln.

Botschaften: Was man über KM sagen soll und wie man es sagen soll

  • Verbinden Sie sich mit der Mission, den Werten und der Strategie des Unternehmens. Vermittlung, wie und warum KM breitere Unternehmensziele unterstützt. Dies kann die Bindung von KM an eine neue unternehmensweite Initiative oder einen langjährigen Unternehmenswert beinhalten. Die Verbindung von KM mit großen Zielen motiviert die Mitarbeiter zur Teilnahme und ermutigt die Führungskräfte, KM in ihren Teams zu fördern.
  • Promoten Sie Storys, die zeigen, was KM für Einzelpersonen, Teams und das Unternehmen tun kann. Eine überzeugende und anschauliche Story macht die Vorteile der KM-Beteiligung für Mitarbeiter und Führungskräfte deutlich. Nutzen Sie Erfolgsgeschichten, um zu zeigen, wie KM Menschen hilft, Zeit zu sparen, bessere Entscheidungen zu treffen und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen.
  • Passen Sie die Botschaft an jedes Publikum an. Menschen teilen oft gemeinsame Anliegen und Interessen, basierend auf ihrer Rolle, ihrem Erfahrungsstand, ihrem Funktionsbereich oder ihrer Region. Segmentieren Sie Ihre Mitarbeiter in verschiedene Zielgruppen, um maßgeschneiderte Kampagnen zu erstellen, die auf die individuellen Bedürfnisse jeder Gruppe eingehen.
  • Geben Sie den Menschen Gründe, immer wieder zurückzukommen und neue Gewohnheiten zu entwickeln. Mitarbeiter benötigen häufige Erinnerungen, um KM in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Verwenden Sie geplante Mitteilungen - wie beispielsweise einen monatlichen Newsletter oder eine tägliche Zusammenfassung -, um die Mitarbeiter über die neuesten Ressourcen und Ereignisse zu informieren. Bieten Sie bei Bedarf ein Einzelcoaching an, um die Mitarbeiter an das gewünschte Verhalten heranzuführen.
  • Wenn möglich, verstärken Sie Ihre Botschaft mit Daten. Daten sind ein leistungsstarkes Kommunikationswerkzeug, da sie klare, sachliche Beweise für die Wirkung von KM liefern. Erfassen und kommunizieren Sie Kennzahlen, um den Wert von KM anzuzeigen. Binden Sie KM-Kennzahlen an die Geschäftsergebnisse, um eine besonders wirkungsvolle Botschaft zu erhalten.

Kanäle: wann und wo man über KM kommunizieren kann

  • Kommunizieren Sie oft und über viele Kanäle. Jeder hat seine eigenen Kommunikationspräferenzen - einige Leute ignorieren E-Mails und soziale Pings, während andere sich in Meetings abschalten. Um jedes Mitglied der KM-Zielgruppe zu erreichen, müssen Sie mehrere Kommunikationskanäle nutzen und einen Plan entwickeln, um die richtige Botschaft auf der richtigen Plattform zur richtigen Zeit zu vermitteln.
  • Stellen Sie sich vor ein Live-Publikum. Die persönliche Kommunikation ist nach wie vor einer der besten Wege, um Vertrauen und Engagement in KM aufzubauen. Machen Sie Roadshows und nehmen Sie an regelmäßigen Team- und Abteilungsbesprechungen teil, um dem KM-Programm ein menschliches Gesicht zu verleihen. Wenn es dem KM-Team nicht möglich ist, die Nachricht persönlich zu übermitteln, verlassen Sie sich auf Ihre KM-Champions im Unternehmen oder veranstalten Sie virtuelle Live-Events.
  • Holen Sie sich Führungskräfte und Influencer, die das Gespräch führen. KM-Teams brauchen Führungskräfte, die über KM sprechen, warum es wichtig ist und was die Mitarbeiter tun müssen, damit es ein Erfolg wird. Erstellen Sie einen Kommunikations- und Trainingsplan speziell für Ihre Führungskräfte, um ihnen die Erfüllung ihrer Rolle bei der Kommunikation über KM zu erleichtern.
 

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