Die "Neue Normalität" für FP&A in den Finanzdienstleistungen finden

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Die "Neue Normalität" für FP&A in den Finanzdienstleistungen finden

Im Juni 2020 nahm APQC an einem gesponserten virtuellen Rundtischgespräch für FP&A-Fachleute, die im Finanzdienstleistungssektor tätig sind (z. B. Banken, Kreditgenossenschaften usw.), teil. Die Teilnehmer des Rundtischgesprächs diskutierten u.a. folgende Themen:

  • Die größten Herausforderungen, vor denen FP&A inmitten der COVID-19-Pandemie steht;
  • wie die "neue Normalität" für FP&A in der Zukunft aussieht; und
  • wie Technologien wie RPA FP&A helfen, in einem chaotischen Umfeld wieder Fuß zu fassen.

Dieser Artikel bietet eine Zusammenfassung der Schlüsselthemen aus den Gesprächen der Teilnehmer zu diesen Themen sowie die Herausforderungen, Strategien und Innovationen, die sich für FP&A während COVID-19 abzeichnen.

Zusammenarbeit auf Distanz

Teil der ''neuen Normalität'' für FP&A bedeutet Fernarbeit und virtuelle Zusammenarbeit. Während die Rundtisch-Teilnehmer versuchen, die richtige Kadenz und Länge für virtuelle Treffen in ihren Organisationen zu finden, ist dies oft eine Herausforderung. "Meistens kamen wir einfach bei jemandem zu einem kurzen fünfminütigen Gespräch ins Büro. Diese Chats haben sich in 30-minütige Gespräche in meinem Kalender verwandelt", sagte ein Teilnehmer. "Wir arbeiten daran, Wege zu finden, dies zu ändern, um die Kalender zu entlasten und neue, kreative Wege der Zusammenarbeit, des Informationsaustauschs und der Koordination im Team zu finden.

Ein anderer Teilnehmer stimmte zu, dass die Treffen in seiner Organisation seit dem Übergang der Organisation zur Fernarbeit erheblich zugenommen haben: "Was wir in letzter Zeit getan haben, ist die Umstellung auf Einzelgespräche alle zwei Wochen und auf wöchentliche Rundtischgespräche zweimal pro Woche, um alle über das Geschehen auf dem Laufenden zu halten. Im Großen und Ganzen wird die Entwicklung effektiver virtueller Kommunikations- und Kooperationspraktiken von entscheidender Bedeutung für die Fähigkeit von FP&A sein, sich auf die neue Normalität einzustellen.

Herausforderungen bei der Budgetierung und Prognose

Obwohl niemand die Zukunft vorhersagen kann, sehen sich die Rundtischteilnehmer und ihre Organisationen mit einer gegenwärtigen Realität konfrontiert, die noch anspruchsvoller ist, als sie sich je hätten vorstellen können. Wie ein Teilnehmer hervorhob: "Selbst die widrigsten Szenarien, die wir uns vorgestellt haben, waren nie wirklich so schlimm wie das, was wir jetzt erleben. Der Finanzdienstleistungssektor und seine Kunden stellen fest, dass ihre gewohnten Herangehensweisen an Daten, Analysen und Prognosen auf grundlegender Ebene neu überdacht werden müssen. "Alle treibenden Kräfte sind weg vom Fenster, und wir müssen nach neuen Wegen der Datenanalyse suchen, damit unsere Prognosen immer noch relevant und brauchbar sind", bemerkte ein Teilnehmer. Der Übergang zur neuen Normalität erfordert neue Datenansätze und neue Erfolgsmaßstäbe sowie die Fähigkeit, weiterhin Erkenntnisse zu liefern, die den Führungskräften bei der Entscheidung helfen können, welchen Weg sie in Zukunft einschlagen wollen.

Budgeting

Die Teilnehmer des Runden Tisches zu Finanzdienstleistungen stellten fest, dass die Budgetierung für 2021 ein äußerst schwieriges Unterfangen sein wird. "Der August steht vor der Tür, und es wird Forderungen geben, mit der Aufstellung des Haushalts für das nächste Jahr zu beginnen. Aber ich kann nicht einmal sagen, wie der nächste Monat aussehen wird. Welchen Sinn macht es, die Zeit und die Ressourcen aufzuwenden, um ein Budget für das Jahr aufzustellen, wenn der nächste Monat so ungewiss ist", fragte ein Teilnehmer.

Viele Organisationen in Branchen von Konsumgütern bis hin zum Gesundheitswesen haben erfolgreich die Budgetierung zugunsten von treiberbasierten oder rollenden Prognosen abgeschafft. Die Idee, Budgets zugunsten von treiberbasierten rollierenden Prognosen abzuschaffen, ist jedoch oft schwer zu verkaufen, nicht nur, weil dies das Ende der zielbasierten Boni bedeuten würde, sondern auch wegen des Widerstands von Führungskräften und Managern. "Ich war schockiert, als ich hörte, dass der Vorstand derjenige war, der die Änderung in Frage gestellt hat, weil die Technologie jetzt verfügbar ist und man so viele Prognosen einbetten kann, wie man will. Innerhalb von Minuten können Sie die Szenarien ändern und einen anderen Bericht über die Auswirkungen auf die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz, die Kapitalflussrechnung und vieles mehr liefern. Wie immer müssen FP&A-Führungskräfte, die ihr Unternehmen über die Budgetierung hinaus weiterentwickeln wollen, den Führungskräften gegenüber nachdrücklich darlegen, warum und wie diese Änderung dazu beitragen wird, das Unternehmen voranzubringen.

Prognose

Die Rundtischteilnehmenden stellten auch fest, dass Prognosen derzeit eine gewaltige Herausforderung darstellen. "Wir befinden uns in einem Umfeld, in dem wir ständig Vorhersagen machen und neu prognostizieren, während sich die Dinge täglich ändern. Wir versuchen einfach, die Dinge so gut wie möglich im Griff zu behalten", bemerkte ein Teilnehmer. Auch wenn sie sich mit den täglichen Realitäten schwer tun, hat sich die Kadenz der Prognosen in vielen Organisationen beschleunigt. "Früher haben wir jeden Monat Prognosen erstellt", sagte ein Teilnehmer. "Jetzt machen wir sie alle drei Tage auf der Grundlage von Transaktionstrends. Aber wir sind nicht wirklich für eine tägliche Systemaufnahme ausgelegt, wenn es um den Aufbau unserer Finanzen geht - das System basiert auf einer monatlichen Prognose.

Szenarienplanung

Die Teilnehmer waren sich einig, dass FP&A den Unternehmensleitern dabei helfen soll, ein breites Spektrum von Szenarien in Betracht zu ziehen. "Die Pandemie hat die Möglichkeit aufgezeigt, einen auf einer Szenarioanalyse basierenden range-based Plan, statt eines festen Plans zu haben. Zwar macht die Planung für mehrere Szenarien den Planungsprozess unbestreitbar komplexer, doch gibt sie der Unternehmensleitung eine bessere Chance, zu prüfen, was möglicherweise passieren könnte, und als Reaktion darauf Aktionspläne zu entwickeln. Wenn das Unerwartete eintritt, werden Organisationen, die für ein breites Spektrum von Szenarien geplant haben, besser vorbereitet sein als diejenigen, die dies nicht tun. Wie ein Teilnehmer bemerkte: "Planung ist billig, aber in einer Krise zu reagieren ist wirklich teuer.

Die "Neue Normalität" für Daten und Analyse

FP&A-Fachleute in Finanzdienstleistungsunternehmen arbeiten daran, eine neue Norm für Daten und Analysen zu finden, die Planung, Analyse und Prognose ermöglichen. Die Geschwindigkeit, mit der Organisationen Erkenntnisse aus Daten gewinnen müssen, hat sich seit dem Beginn von COVID-19 deutlich erhöht. Vor der Pandemie haben beispielsweise Teilnehmer von Organisationen, die Banken und Kreditgenossenschaften unterstützen, Transaktionen in der Regel monatlich überprüft. Jetzt werden diese Daten wöchentlich - oder sogar täglich - abgerufen. "Wir machen Geschäfte mit einer großen Kreditgenossenschaft, und sie wollen in der Lage sein, die Kreditkartenabbuchungen vorherzusagen. Dazu müssen wir eine unglaubliche Menge an täglichen Daten nutzen", sagte ein Teilnehmer.

Um der Nachfrage nach mehr und schnelleren Daten gerecht zu werden, beginnen einige Organisationen damit, externe Daten zur Vorhersage von Mustern wie Kreditkartenabbuchungen und Konsumgewohnheiten der Verbraucher zu nutzen. "Vor fünf Jahren hätte es lange gedauert, um die Erkenntnisse zu erhalten, die Firmen jetzt suchen", sagte ein Teilnehmer. Die Möglichkeit, durch die Nutzung eines breiteren Datenstroms viel schneller an Daten und Erkenntnisse zu gelangen, war für Banken, Kreditgenossenschaften und andere Finanzdienstleister äußerst wertvoll.

Der Zugang zu schnelleren Daten garantiert jedoch nicht, dass eine Organisation über die richtigen Erkenntnisse verfügt, um die besten Entscheidungen zu treffen - in einer Pandemie kann es schwierig sein, diese Erkenntnisse überhaupt zu ermitteln. "Wir sind definitiv an dem Punkt angelangt, an dem wir schneller zu Erkenntnissen kommen - die Frage ist jetzt: Was sind die besten Einsichten? Dort verbringen wir viel Zeit", bemerkte ein Teilnehmer.

Automatisierung schafft Raum für wertschöpfende Arbeit

Neue Vorschriften und Compliance-Anforderungen stellen eine Bedrohung für die Fähigkeit von Finanzdienstleistern dar, Partnerschaften mit dem Unternehmen einzugehen und andere wertschöpfende Aktivitäten durchzuführen. Beispielsweise muss jede Bank, die bei der Bearbeitung von Darlehen im Rahmen des Paycheck Protection Program (PPP) eine Rolle gespielt hat, für jedes Darlehen einen Bericht erstellen und versenden. "Eine Bank müsste eine Armee von Leuten einstellen, um diese schwere Transaktionsarbeit zu erledigen", bemerkte ein Teilnehmer. Die Notwendigkeit, dies zu tun, wäre nicht nur eine Herausforderung für Organisationen, die es sich nicht leisten können, mehr Mitarbeiter einzustellen, sondern würde auch Zeit kosten, da sie nicht in der Lage wären, finanzielle Expertise, Analysen und Einblicke zu liefern, die das Geschäft vorantreiben.

Die gute Nachricht ist, dass die Banken beginnen, in aufkommende Instrumente wie die robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) zu investieren, um die Bearbeitung von PPP-Krediten und die damit verbundene Berichterstattung zu unterstützen. Mit RPA können Bots automatisch relevante Daten über einen Kredit abrufen, in einen Bericht eintragen und ihn sogar per E-Mail an die richtigen Empfänger senden, sobald er fällig ist. "Der Prozess ist sehr komplex, aber das Schöne an RPA ist, dass es keine Rolle spielt, wie komplex er ist, solange er regelbasiert ist und abgebildet werden kann", sagte ein Teilnehmer.

Automatisierung kann dazu beitragen, Finanzprozesse zu rationalisieren und Organisationen Geld zu sparen - insbesondere dann, wenn Prozessschritte, die mit Blick auf den Menschen entworfen wurden (wie z.B. für ein Stück Papier für physische Unterschriften durch den Flur zu laufen), durch Automatisierung und Digitalisierung vollständig umgangen werden können. Noch grundlegender ist, dass die Automatisierung den wichtigen Fachleuten simple Aufgaben abnimmt, sodass diese ihre Zeit nicht damit verschwenden: Durch die Automatisierung manueller Berichte haben die FP&A-Fachleute beispielsweise mehr Zeit, um sich auf das Business Partnering und andere Aktivitäten zu konzentrieren, die Unternehmen in einer chaotischen Zeit strategisch denken lassen.

Fazit

Von Herausforderungen bei der Zusammenarbeit bis hin zu neuen Datenanforderungen und darüber hinaus zwingt COVID-19 die FP&A-Fachleute in Finanzdienstleistungsunternehmen zu neuen Arbeitsweisen. Die gute Nachricht ist, dass Aktivitäten wie Szenarioplanung und Tools wie RPA weiterhin effektiv dazu beitragen, dass Organisationen intelligenter, schneller und mit größerer Zuversicht arbeiten können. Diese führenden Ansätze sparen den Unternehmen nicht nur Geld, sondern auch Zeit, die die FP&A-Fachleute wieder in die Bereitstellung wertvoller Einblicke und Analysen für Unternehmensleiter investieren können.

 

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